Was hat Architektur mit Kulturwandel zu tun? Diana Winzer, Senior Project Manager bei der Otto GmbH & Co.KG, in einem Gespräch über das Programm SPACE, die Digitalisierung der Arbeitswelt und den flexiblen Arbeitsplatz von morgen.

DETECON: Frau Winzer, was ist das Programm SPACE und welche Ziele verfolgt OTTO damit?

Diana Winzer: Wir, als OTTO, sind in einem stetigen Veränderungsprozess. Wir befinden uns mitten in einem Kulturwandel. Die Digitalisierung, Veränderungen im Geschäftsmodell, veränderte Lebenskonzepte und neue Formen der Zusammenarbeit erfordern neue Arbeitswelt-Konzepte. Damit haben wir bereits 2014 begonnen, den Weg der Veränderung auch in unserem Büroumfeld neu zu gehen. Wir schaffen ein Arbeitsumfeld, in dem neue Arbeitsweisen und neue Formen der mobilen Zusammen­arbeit ermöglicht werden. In anderen Worten: die Möglichkeit, flexibel überall arbeiten zu können, im Büro, an verschieden Plätzen auf dem Campus, im Home Office oder auch unterwegs.

SPACE übersetzt den Kulturwandel bei OTTO in ein modernes Büroumfeld

Wir wollen mit dem Programm SPACE auf die zunehmende Flexibilisierung der Arbeit antworten. Ein Leitsatz ist für uns dabei, dass die Mitarbeiter genau das Arbeitsumfeld finden, das sie für ihre Arbeit brauchen. Also von Rückzugsräumen für konzentriertes Arbeiten bis hin zu offenen Projektflächen, die flexibles Zusammenfinden in cross-funktionalen und bereichsübergreifenden Teams ermöglichen.

Das Büro bei OTTO soll zum persönlichen Austausch unter Kollegen einladen – denn für Innovation, Kreativität und Produktivität braucht es genau solche Begegnungsräume. Die neuen Arbeitswelten durch SPACE schaffen ein innovatives und produktives Umfeld durch die Förderung von Kommunikation, Kollaboration und Konzentration.

Detecon: Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass ein harmonisches Zusammenspiel der Dimensionen People (im Sinne von Mindset, Organisation, Kultur), Places und Tools entscheidend für eine erfolgreiche und agile Organisation ist. Wie sind Ihre Erfahrungen bei OTTO dazu?

Diana Winzer: Genau so haben wir mit dem Konzeptionsprojekt 2014 auch begonnen. Wir haben in einem crossfunktionalen Projektteam in vier Teilprojekten gearbeitet: Kultur & Change, Raumkonzepte und IT, Kosten und zusätzlich noch das Teilprojekt Prozesse. Wir haben kulturelle Aspekte beleuchtet, aber auch die Arbeitsweisen angeschaut und eine groß angelegte Mitarbeiter­befragung initiiert, um die Bedürfnisse und Painpoints abzufragen. So haben wir es geschafft, schon früh die Mitarbeiter in unseren Prozess einzubinden.

Zusätzlich haben wir den Unternehmenscampus und die Büroflächen untersucht und einen Baukasten entwickelt, aus dem wir uns flexibel bedienen können, um die unterschiedlichen Arbeitsweisen abzudecken. Da OTTO ein Unternehmen ist, das die gesamte Wertschöpfung beinhaltet, haben wir eine Vielfalt von Arbeitsweisen und denen müssen wir mit unseren Arbeitswelten gerecht werden. Aus dem Konzeptionsprojekt ist 2015 ein Umsetzungs-Programm hervorgegangen. Seit dem haben wir bereits verschiedene Projekte erfolgreich umgesetzt und bekommen positives Feedback. Und aus Learnings entwickeln wir unsere Konzepte immer weiter und werden noch besser.

Zu der neuen Arbeitswelt gehört auch eine moderne Arbeitsplatz-IT. Hier arbeiten wir Hand in Hand mit unserer IT zusammen. Inzwischen haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit sich mit mobiler Arbeitsplatz-IT auszustatten – sie haben sogar die Wahl zwischen Laptop und Tablet. Das ist ein richtig großer Erfolg für die Mitarbeiter und auch für unsere IT, die genau das anbietet, was unsere Mitarbeiter zum Arbeiten benötigen. Ich persönlich scribble gerne meine Ideen direkt im Tablet, was meine Arbeitsweise perfekt unterstützt und auch beschleunigt.

Neben People, Places und Tools haben wir auch die Prozesse im Facility Management geprüft. Wir sorgen hier mit einem kundenorientierten Mindset für eine höhere Zufriedenheit bei den Bereichen, indem wir sie früh in den Prozess einbinden und auf dem Weg mitnehmen.

DETECON: SPACE soll den Kulturwandel von OTTO in Architektur übersetzen. Inwiefern kann Architektur einen Einfluss auf den Kulturwandel nehmen?

Das Büroumfeld prägt den Menschen – mit direkter Wirkung auf das Unternehmensergebnis

Diana Winzer: Um es kurz zu fassen: Architektur macht den Kulturwandel sichtbar und greifbar. Ich bin überzeugt davon, dass das Umfeld den Menschen prägt und so fördern wir mit einem modernen Büroumfeld auch unsere Unternehmenskultur und die Zusammenarbeit mit direkter Wirkung auf unser Unternehmensergebnis.

Mit einer veränderten Architektur und Flächenstruktur bieten wir die Möglichkeit, den Wunsch nach flexiblen Arbeiten auch wirklich leben zu können. Es wird nicht mehr nur am Tisch oder im Besprechungsraum gearbeitet – wir suchen uns das Arbeitsumfeld, in dem wir gerne arbeiten wollen und am produktivsten sein können. Dazu zählen Rückzugsräume für konzentriertes Arbeiten oder spontane Besprechungen. Wir bieten bei OTTO auch vielzählige Begegnungsflächen z.B. auf unserem neuen Boulevard im Außenbereich, in den Social Spaces und Pantries auf den Etagen mit freien Getränken für die Mitarbeiter, in den Kantinen die ebenfalls Workshop-Atmosphäre bieten. Außerdem gibt es das Collabor8 – unseren Co-Working-Space, welcher direkt von Benjamin Otto gesponsert wurde, auf einer riesigen Etage im 8.Stock mit Blick über Hamburg. Es gibt so viel zu erwähnen.

DETECON: Mit Blick auf den Trend, dass alles digital und social wird, wie wichtig ist aus Ihrer Sicht das physische Miteinander und das Thema Arbeitsumfeld? Wie verändert sich das Arbeitsumfeld auch vor dem Hintergrund, dass man heutzutage von zuhause aus arbeiten könnte?

Diana Winzer: Das ist, glaube ich, ein höchst individuelles Thema. Jeder Mitarbeiter hat unterschiedliche Arbeitsweisen und braucht auch unterschiedliche Dinge. Der eine kann konzentrierter und produktiver im Home Office arbeiten – der andere liebt den Trubel im Büro und das Miteinander. OTTO bietet schon länger die Möglichkeit, auch von zu Hause aus zu arbeiten. Auch das ist ein Prozess und setzt eine Veränderung im Zusammenspiel Mitarbeiter und Führungskraft und auch Mitarbeiter zu Mitarbeiter vor die Herausforderung, anders zu arbeiten – wir sind hier bei OTTO auf einem guten Weg und arbeiten vertrauensvoll miteinander. Technische Möglichkeiten wie Messaging, Videoconferencing, Desktop-Sharing usw. sind in jedem Fall ein großer Enabler für diese Arbeitsweisen.

Mal was Neues ausprobieren

DETECON: Hat die Einführung von SPACE bereits die Art und Weise der Zusammenarbeit bei OTTO verändert?

Diana Winzer: Ja sicher! Das große Angebot an neuen Flächen, die wir bereits umgesetzt haben, machen neugierig, auch mal etwas Neues auszuprobieren und dadurch entstehen auch viele neue Impulse. Es ist so schön zu sehen, wie die neuen Flächen von den Mitarbeitern entdeckt, erobert und genutzt werden.

DETECON: Wir haben durch die Begleitung bei der Umsetzung von zahlreichen New Work Projekten immer wieder die Vorteile für Mitarbeiter, wie die Erhöhung von Flexibilität und Schaffung von Freiräumen erfahren, sodass das Thema erstmal sehr positiv besetzt war. Dennoch wird man mit sehr vielen Widerständen konfrontiert. Wie sind Ihre Erfahrungen mit Widerständen und dem Umgang damit?

Diana Winzer: Der Kulturwandel regt zur Diskussion an. Bei jedem Change gibt es First Mover, Follower aber auch Mitarbeiter, die sich nur langsam in die Veränderungen einfügen. Jeder einzelne hat eben seine Veränderungskurve. Mit den bereits umgesetzten Projekten erleben wir mehr und mehr die Zustimmung und Neugier und sehr selten Ablehnung. Wichtig ist, dass wir viel und transparent kommunizieren und die Mitarbeiter im Prozess der Veränderung mitnehmen. Wir haben auch das große Glück, dass unser Vorstand ein starker Befürworter von SPACE ist.

DETECON: Rückblickend auf die Umsetzung des Programms SPACE: Was sind aus Ihrer Sicht die wesentlichen Erfolgsfaktoren bei der Einführung von New Work-Projekten?

Erfolgsfaktor No. 1: Alle Mitarbeiter mit auf die Reise nehmen

Diana Winzer: Zu allererst ist es wichtig, mutig zu sein, neu zu denken und zielorientiert Hürden zu nehmen. Zweitens sind die Konzepte breit zu entwickeln. Wir haben in der Konzeptionsphase ein interdisziplinär aufgestelltes Projektteam gehabt. Mit HR, mit IT, Potential-Trägern und Querdenkern, mit dem Betriebsrat und natürlich nicht zuletzt mit dem Flächen- und Bau-Team. Dieses breite Wissen, welches in die Konzepte eingeflossen ist, gab uns die beste Basis für die Umsetzung von SPACE, in der wir uns seit Mitte 2015 befinden. Drittens ist Offenheit und transparente Kommunikation zu Zwischenständen und Ergebnissen essentiell, um alle Mitarbeiter früh auf der Veränderungsreise mitzunehmen und Feedback einzuholen.

DETECON: Unsere Beobachtung vom Markt her ist, dass die Themen Gastronomie und Arbeitsplatz sich immer mehr verzahnen. Wie sind hier Ihre Erfahrungen?

Diana Winzer: Diese Beobachtung können wir nur teilen. Aus diesem Grund sind wir die Essenswelten in Form von Kantine und Bistros bei OTTO gemeinsam mit unserem Kochwerk, powered by OTTO, auch früh angegangen. Ein Quick Win ist hier z.B unser Food-Container auf unserem Boulevard gewesen. In den letzten zwei Jahren haben wir auch zwei Bistros neu geschaffen, die super angenommen werden. Mitarbeiter nutzen dort die Möglichkeit bei einem Kaffee in Barista-Qualität und Snacks zusammen zu sitzen und sich auszutauschen. Unsere größte Kantine bauen wir derzeit auch um und eröffnen im Oktober 2017. Gesunde und spannende Gastronomie sowie eine angenehme Aufenthaltsqualität sind dabei ein großes Thema. Und die Flächen bieten eine Umgebung, die auch außerhalb der Kantinenzeiten benutzt werden kann, um z.B. Meetings abzuhalten.

DETECON: Im Januar 2017 hat die Otto Group die erste Co-Working-Fläche mit dem Namen „Collabor8“eröffnet. Was waren die Beweggründe für eine Co-Working Fläche?

Diana Winzer: Einer der zentralen Beweggründe war, dass wir Freiraum brauchten, für Kreativität, Freiraum für innovative Prozesse, für anderes Arbeiten. Das Konzept für Collabor8 bietet ein vielfältiges Flächenangebot, wo man beispielsweise auch Design Thinking Prozesse abdecken kann. Das heißt wir haben dort Bereiche, in denen in Kleingruppen gearbeitet werden kann, wir haben einen Rückzugsbereich in der Bibliotheksfläche, wo Mitarbeiter konzentriert arbeiten und recherchieren können und eben auch eine Arena, um das Ganze zu teilen und zu diskutieren. Der Freiraum in dieser exponierten Fläche mit Blick über Hamburg wird natürlich auch von vielen verschiedenen Teams genutzt. Somit findet eine gegenseitige Inspiration statt, es ist einfach neue Begegnungen zu schaffen, Impulse zu bekommen und dadurch neue Ergebnisse zu generieren.

Wir sind erfolgreich, wenn jeder das Arbeitsumfeld findet, das er braucht

DETECON: Vielleicht noch als abschließende Frage und zwar mit Blick auf das Projekt SPACE. Was sind da die nächsten Schritte für OTTO? Und wann wäre das Thema ein Erfolg, mehr noch als es jetzt schon ist?

Wir haben viele übergreifende Themen, die für alle Mitarbeiter gleichzeitig sehr schnell Nutzen bringen, umgesetzt. Mit der Kantine, die dieses Jahr eröffnet wird, haben wir hier noch einmal einen Meilenstein erreicht. Gleichzeitig sind wir dabei, die Arbeitswelten in unseren großen Bestandsgebäuden, neu zu denken und die Konzepte immer mutig weiter zu entwickeln.

SPACE ist genau dann erfolgreich, wenn jeder Mitarbeiter das Arbeitsumfeld findet, das er wirklich braucht. Das ist der Leitgedanke, an dem der Gewinn für das Unternehmen ganz klar identifizierbar ist. Weil wir dann insgesamt noch innovativer, kreativer und produktiver sind –  mit direkter Wirkung auf das Unternehmensergebnis.

 

Das Gespräch führten Verena Vinke (verena.vinke@detecon.com) und Marc Wagner (marc.wagner@detecon.com).

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